Treinamento: Como mostrar sua eficácia?

                A discussão ninguém sabe onde começa, mas com certeza todo mundo conhece alguém que trabalha em uma empresa onde sente falta de treinamento e desenvolvimento profissional.  Como é muito difícil medir a diferença entre o que acontece e o que é percebido, vamos tentar elaborar uma proposta que atenda à empresa que “esquece” de desenvolver sua força de trabalho.

                Ao mesmo tempo as empresas conseguem dizer  “nossos colaboradores são nossos ativos de maior valor” ao mesmo passo que “a área de recursos humanos não agrega valor ao negócio” e “Pra quê investir em treinamento e desenvolvimento? Quero profissionais capacitados”. Com muita sorte, depois de muita insistência você vai ouvir : “Ok, vamos investir em treinamento e desenvolvimento, mas quero que me provem o valor disso”.

                Então vamos fazer a tal proposta. O trabalho de um colaborador vale todo aquele risco a que ele expõe a empresa.  Um vendedor que negocia mil contratos de mil reais têm um risco em potencial de um milhão de reais para a companhia, isso sem levarmos em conta os riscos indiretos. Da mesma forma, um gerente com uma alçada de aprovação de cinqüenta mil, e uma equipe de dez colaboradores, cada um com risco de um milhão, terá um “valor de risco agregado” muito maior. E quanto maior mais ferramentas e especialização o colaborador precisará ter para garantir eficiência e eficácia em seu trabalho.

                Até este ponto ainda não é o suficiente para vendermos a idéia para a empresa. Então agora vamos pensar em uma área operacional, por exemplo, de faturamento. Normalmente esta área tem um sistema que consegue garantir que alguns erros não aconteçam. E esta costuma ser uma área de risco potencial. Se a empresa fatura 100 milhões, provavelmente quase todo esse valor em algum momento passou pela área de faturamento. Então precisamos ter nessa equipe o conhecimento das ferramentas e das legislações a respeito bem difundidos, de forma que um erro não se torne sistêmico. Imaginem todas as notas fiscais de uma empresa recolhendo 0,5% de imposto a mais. Qual o impacto para o negócio?

                Deste modo minha sugestão é um mapeamento dos riscos financeiros por cargo e garantir que os ocupantes dos cargos tenham  conhecimento de tudo que lhes é necessário para que o risco não se torne uma perda real, maximizando a capacidade daqueles que ocupam posições de risco considerado alto, tendo cada vez menores gaps nas áreas que não são consideradas de risco elevado.

                Para completar um cenário “antes/depois” seria ótimo para as empresas que tendem a dar mais atenção àquilo que tem as informações necessárias para tomar decisões mais objetivas.

                Roni Stefanuto Rodrigues

                Roni_stefanuto@yahoo.com.br

O X da questão

                Estava discutindo com minha namorada. “Mas e daí”? E daí que discutimos durante meia hora sobre um processo de solicitação de serviço na empresa que ela trabalha. Vamos ao caso:

                Estamos falando de uma empresa que uma de suas atividades é a realização de eventos. A empresa referida tinha como parte de seu processo de venda de eventos a exigência da assinatura de um contrato formal entre as partes.

                Certo dia um grande cliente  pediu que tal exigência fosse flexibilizada, pois na empresa somente o presidente tinha procuração para assinar os tais contratos, e como constantemente viajava para o exterior nem sempre seria possível tal assinatura a tempo de não se perder o evento.

                O pedido gerou discussão entre a área comercial e a área administrativa, pois fazia parte dos “padrões estabelecidos” a assinatura do contrato. No final ambos concordaram que com a autorização do cliente por e-mail o evento poderia ser realizado.

                A discussão na empresa havia acabado, mas não fora dela. Levantei o seguinte ponto “Tudo bem, seja contrato ou seja e-mail, qual o motivo de tal necessidade?” o que ouvi foi “para um formalização do evento, sendo que em um possível processo de cobrança jurídica a empresa estaria precavida contra inadimplência”. Pelo que reparei em nenhum momento esse foi o real objeto da discussão, não se discutiu “precisamos do contrato porque de acordo com a lei xxx/xxxx ele é nossa garantia”, ou “um e-mail basta, pois existe jurisprudência de que a comunicação digital pode autorizar a prestação de serviços, gerando assim tal cobrança”.

                Não vou entrar na questão específica do processo de cobrança, até porque poderia não ter o conhecimento específico para tal e não é meu objetivo. Vou procurar focar na utilidade do processo.  Pensando genericamente deveríamos questionar “por que preciso do contrato? O que ele cobre? Quais alternativas seriam iguais ou melhores e aumentariam a produtividade”. Nesse caso poderíamos chegar a inúmeras respostas, por exemplo ter um contrato de duração determinada, com opção de renovação  para determinação de preços e pedidos enviados por e-mail para formalização de cada evento.

 Dessa forma talvez conseguíssemos responder nossas perguntas, mas qual a real pergunta? Theodore Levitt citava que “Quando uma pessoa compra uma broca de ¼ ela não quer a broca, ela quer um furo de ¼ em sua parede”.

Na aula de marketing você aprendeu isso como “necessidade do cliente”, na aula de matemática era, literalmente, o  “X” da questão. Hoje temos a oportunidade de começar a identificar isso e processos, e cada vez mais aplicarmos esses conceitos  em todos os processos de nossas empresas e trabalhos. Procurar o “furo na parede” ao invés da broca é a forma mais eficiente de reduzir custos, aumentar produtividade e de quebra  tornar nosso trabalho duradouro

“Pra quem não sabe onde quer chegar, nenhuma caminhada é longa o bastante”

                Roni Stefanuto Rodrigues

                Roni_stefanuto@yahoo.com.br

A eficiência dos processos e sua consequência nos resultados

                Considero que esta questão seja uma das que mais diferencia as empresas que atingem os mais altos níveis de reconhecimento no mercado (e empresas que param em meio a processos de crescimento não planejado.

                É comum nas empresas, quando resultados acima da expectativa são atingidos, comemorações desenfreadas, mas são poucos os casos em que perguntas cruciais são feitas: “Como cheguei nesse resultado? Conseguirei mantê-lo no próximo semestre?”  É o que faz com que a empresa não perca o “momentum” e saiba analisar o que ocorreu.

                Vamos exemplificar: Sua empresa faz parte de um mercado de que cresceu 10% neste ano. O gestor de negócios esperava que a empresa crescesse 5%. Porém o resultado atingido foi de 8%. Se não for considerada a variável do mercado, o resultado parece excelente e digno de comemoração. Quando as variáveis disponíveis são analisadas pode-se chegar a conclusão de que “a empresa cresceu abaixo do mercado” e a partir deste fato inicia-se uma análise aprofundada que dará origem às próximas ações.

                É aí que a eficiência da empresa deve ser analisada: “Os planos de ação desenvolvidos foram seguidos? Os planos desenvolvidos eram o suficiente para que a empresa crescesse junto com o mercado? Existia capacidade para suportar o crescimento do mercado?”. Quando a empresa atinge um resultado considerado “eficaz” sem analisar a sua “eficiência” muito se perde, fazendo com que não haja consistência e continuidade no resultados.

                Outro exemplo, e que é bem mais fácil de ser percebido, costuma ocorrer em áreas específicas da empresa. Uma empresa sem um bom sistema de folha de pagamento e gestão de pessoas, mas com profissionais bem capacitados consegue suprir a falta do sistema. O que costuma ocorrer é que após algum tempo na empresa este profissional busque uma nova oportunidade no mercado, e quando  o consegue costuma , na melhor das hipóteses,  treinar um substituto por um curto período, não tendo a possibilidade de tratar de exceções, onde moram os riscos de prejuízo. Costumo utilizar a seguinte frase “É preciso conhecer a rotina para poder trabalhar nas exceções”.

                As tais “exceções”, que  acabam sendo rotina na vida dos trabalhadores, devem ser tratadas criteriosamente. Para que isto ocorra minimizando os riscos, as rotinas devem estar bem definidas e padronizadas. Mas como saber se sua área já está neste patamar? É um processo demorado, mas com etapas simples de serem seguidas. Primeiramente devem ser mapeados os processos que a área realiza e quem são os responsáveis; O próximo passo é identificar quais destes processos seguem manuais e políticas. O ideal é que todo processo esteja ligado à alguma política da empresa, de modo que sua realização ajude a tornar consistente os objetivos da organização; Após isso, cabe aos realizadores dos processos conseguirem detalhá-los, de forma com que uma pessoa tecnicamente habilitada para função, mas que desconheça o sistema em uso consiga executar a função com propriedade; Por último é ideal que todo processo tenha seus responsável e multiplicadores conhecidos por pessoas que não realizem as atividades, de tal forma que a ausência do operador do processo não deixe com que a atividade pare.

                Este desenho de processos e políticas deve ser feito em todos os níveis da empresa. Uma empresa sem um processo de gestão consistente, consequentemente não terá processos operacionais consistentes, o que gerará desencontro de informações e operações que não atendem aos desejos da organização, gerando impactos diretos nos resultados da companhia.

                Estes processos, descritos aqui de forma simples, muitas vezes não são aplicados e a “falta de tempo” para realizar atividades fora da rotina faz com que as empresas não tenham processos eficientes, o que ao longo do tempo afetará diretamente a eficácia do negócio.

               

                “Conhecer o processo para trabalhar na excessão”

                Roni Stefanuto Rodrigues

                Roni_stefanuto@yahoo.com.br

               

Desafio - Implementar um modelo de gestão

Caros,

Primeiramente feliz ano novo brasileiro pra todo mundo! O carnaval já passou!

E hoje comecei meu 2011 a todo vapor!

Consegui vender a idéia de implementarmos sistemas de gestão na companhia em que trabalho! Precisarei montar um material referente a PDCA, 5W1H e o que mais pudermos implementar. Além disso também assumi o desafio de começar a transformar o conhecimento tácito em conhecimento explicito..

Para quem não sabe, trabalho na área de Recursos Humanos como analista de projetos e indicadores e hoje nosso grande desafio é criar uma cultura de gestão e planejamento na companhia.

Nossa proposta é o seguinte,iniciaremos este trabalho pela diretoria de recursos humanos, que envolve também as áreas administrativa e treinamento & desenvolvimento.

Semana que vem começo a montagem do material e o novo desafio, que aliás tenho sido muito apoiado pelos colegas do Linkedin, dos grupos de Gestão de Projetos e de Cultura e Gestão.

Semana que vem também postarei um artigo sobre a importância de processos consistentes, que é o que pretendo criar nos próximos meses.

Por enquanto é isso, ate apróxima!

Abraço

Roni Stefanuto Rodrigues
roni_stefanuto@yahoo.com.br