Considero que esta questão seja uma das que mais diferencia as empresas que atingem os mais altos níveis de reconhecimento no mercado (e empresas que param em meio a processos de crescimento não planejado.
É comum nas empresas, quando resultados acima da expectativa são atingidos, comemorações desenfreadas, mas são poucos os casos em que perguntas cruciais são feitas: “Como cheguei nesse resultado? Conseguirei mantê-lo no próximo semestre?” É o que faz com que a empresa não perca o “momentum” e saiba analisar o que ocorreu.
Vamos exemplificar: Sua empresa faz parte de um mercado de que cresceu 10% neste ano. O gestor de negócios esperava que a empresa crescesse 5%. Porém o resultado atingido foi de 8%. Se não for considerada a variável do mercado, o resultado parece excelente e digno de comemoração. Quando as variáveis disponíveis são analisadas pode-se chegar a conclusão de que “a empresa cresceu abaixo do mercado” e a partir deste fato inicia-se uma análise aprofundada que dará origem às próximas ações.
É aí que a eficiência da empresa deve ser analisada: “Os planos de ação desenvolvidos foram seguidos? Os planos desenvolvidos eram o suficiente para que a empresa crescesse junto com o mercado? Existia capacidade para suportar o crescimento do mercado?”. Quando a empresa atinge um resultado considerado “eficaz” sem analisar a sua “eficiência” muito se perde, fazendo com que não haja consistência e continuidade no resultados.
Outro exemplo, e que é bem mais fácil de ser percebido, costuma ocorrer em áreas específicas da empresa. Uma empresa sem um bom sistema de folha de pagamento e gestão de pessoas, mas com profissionais bem capacitados consegue suprir a falta do sistema. O que costuma ocorrer é que após algum tempo na empresa este profissional busque uma nova oportunidade no mercado, e quando o consegue costuma , na melhor das hipóteses, treinar um substituto por um curto período, não tendo a possibilidade de tratar de exceções, onde moram os riscos de prejuízo. Costumo utilizar a seguinte frase “É preciso conhecer a rotina para poder trabalhar nas exceções”.
As tais “exceções”, que acabam sendo rotina na vida dos trabalhadores, devem ser tratadas criteriosamente. Para que isto ocorra minimizando os riscos, as rotinas devem estar bem definidas e padronizadas. Mas como saber se sua área já está neste patamar? É um processo demorado, mas com etapas simples de serem seguidas. Primeiramente devem ser mapeados os processos que a área realiza e quem são os responsáveis; O próximo passo é identificar quais destes processos seguem manuais e políticas. O ideal é que todo processo esteja ligado à alguma política da empresa, de modo que sua realização ajude a tornar consistente os objetivos da organização; Após isso, cabe aos realizadores dos processos conseguirem detalhá-los, de forma com que uma pessoa tecnicamente habilitada para função, mas que desconheça o sistema em uso consiga executar a função com propriedade; Por último é ideal que todo processo tenha seus responsável e multiplicadores conhecidos por pessoas que não realizem as atividades, de tal forma que a ausência do operador do processo não deixe com que a atividade pare.
Este desenho de processos e políticas deve ser feito em todos os níveis da empresa. Uma empresa sem um processo de gestão consistente, consequentemente não terá processos operacionais consistentes, o que gerará desencontro de informações e operações que não atendem aos desejos da organização, gerando impactos diretos nos resultados da companhia.
Estes processos, descritos aqui de forma simples, muitas vezes não são aplicados e a “falta de tempo” para realizar atividades fora da rotina faz com que as empresas não tenham processos eficientes, o que ao longo do tempo afetará diretamente a eficácia do negócio.
“Conhecer o processo para trabalhar na excessão”
Roni Stefanuto Rodrigues
Roni_stefanuto@yahoo.com.br
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